Wat is de impact van corona op mijn werk als projectleider?

De laatste tijd is veel fysiek contact vervangen door digitaal contact. Daarmee is het nog belangrijker om tot een gedeelde waarheid van aannemer en gemeente te komen. Hoe doe je dat?

Koffiedrinken

Hoe vreemd de wereld er ook ineens uitziet sinds een aantal maanden, alle infrastructurele werken zijn eigenlijk wel doorgegaan. Toch is ook het werk van de projectleiders beduidend anders geworden. Want daar waar de administratie van aannemer en gemeenten niet gekoppeld zijn – en dat is bij de meeste werken nog niet het geval – was er altijd maar één manier om een gevoel te houden bij het werk waarvoor je verantwoordelijk bent. Door simpelweg regelmatig je gezicht te laten zien op de bouwplek en vooral veel koffie te drinken. Alleen zo kwam je erachter of de waarheid van de aannemer nog steeds strookte met jouw waarheid, als vertegenwoordiger van de gemeente.

Eén gedeelde waarheid

Door de maatregelen om het coronavirus terug te dringen, is veel fysiek contact vervangen door digitaal contact. Werd thuiswerken voorheen door velen met de nodige argwaan bekeken, in de praktijk blijkt dat we het toch redelijk succesvol hebben ingevuld. Gevolg is natuurlijk wel dat je minder vaak fysiek op de bouwplaats aanwezig bent. En hoe minder fysiek contact, hoe belangrijker het wordt om de verschillende waarheden rondom een project met elkaar te vervlechten tot één gedeelde waarheid.

Geïntegreerd platform

Om tot die ene gedeelde waarheid te komen, is een geïntegreerd platform nodig dat inzicht schept. Zonder dat blijven we met papiertjes schuiven. De aannemer krijgt een opdracht op papier, als hij een deel van zijn werk heeft afgerond, scant hij dat papiertje in en stuurt dat naar de gemeente, iemand van de gemeente gaat met dat uitgeprinte papiertje naar de bouwplaats, in het meest gunstige geval wordt het afgeronde deel van het werk direct goedgekeurd en tekent de projectleider het af. Dan mag de aannemer een factuur maken, die factuur komt binnen per post, gaat naar de financiële afdeling bij de gemeente en daar wordt de factuur uiteindelijk betaald. Dat is een enorm administratief proces vol eilandjes, wachtmomenten en fysieke contactpunten. Hoe mooi zou het zijn als al die administratie in één systeem zit? Dan kan de aannemer aangeven welke delen van het werk zijn gerealiseerd, hij uploadt een foto erbij en geeft wat tekst en uitleg, de projectleider keurt het online goed (of af), en de factuur gaat automatisch door naar de financiële afdeling.

Efficiënter proces

Ook al zijn de infrastructurele werken ook gedurende de coronacrisis gestaag doorgegaan, voor de aannemer heeft het wel wat teweeggebracht. Doordat er minder fysieke contactmoment zijn, lopen projecten uit, duren gunningen van nieuwe project langer, vraagt het goedkeuren van – onderdelen van – werk meer tijd, en dan neemt bovendien het aantal werken nog eens af. Er zijn aannemers om minder in financiële problemen gekomen. Met een geïntegreerd platform versnel je de stappen, maak je het proces efficiënter, wordt de doorlooptijd korter en heeft de aannemer sneller zijn geld. En dat komt ook de gemeente weer ten goede, want aan een failliete aannemer heeft niemand iets.

Nieuwsgierig?

Met ICASSxl hou je als gemeente overzicht en controle op alle onder- en bovengrondse werkzaamheden in de openbare ruimte en wordt de prestatieverklaring een stuk eenvoudiger. ICASSxl biedt je handvatten voor proactieve regie én zorgt voor efficiënte communicatie en tijdsbesteding. Benieuwd wat ICASSxl voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met me op via icass@smart4solutions.nl of 06 – 2815 4741.

Jan van der Heide