Waarom is communicatie rondom publiek geld zo belangrijk?

Als ondernemer heb je zelf zeggenschap over je geld. Je bepaalt zelf of je risico durft te nemen, en je bepaalt zelf of je van geld meer geld wil proberen te maken. Bij de gemeente heb je te maken met publiek geld. Daar heb je die vrijheid en eigen zeggenschap niet. Voor een infrastructureel project, bijvoorbeeld een rotonde, is een bepaald bedrag gereserveerd, en daar heeft iedereen zich aan te houden. Op het moment dat er meer uitgegeven moet worden, is het heel belangrijk dat te communiceren. Naar de wethouder, naar de raad, maar vooral ook naar de burger.

Minimaal nodige

Op het moment dat je als projectleider binnen een gemeente een infrastructureel project gaat starten – een rotonde aanleggen, een viaduct bouwen of een fietspad verleggen – dan doe je een aanbesteding. Feit is dat elke aanbesteder zo laag mogelijk zal inschrijven. Geld is immers een schaars goed, zeker binnen een gemeente, en je kunt het maar een keer uitgeven. Dat weten de aannemers ook. Hoewel kwaliteit natuurlijk ook belangrijk is, zullen ze altijd proberen zo slim mogelijk om te gaan met het bestek en kijken naar het minimale dat nodig is. Dat is wat je wordt aangeboden. Een aannemer die bij voorbaat al aangeeft dat hij het net iets mooier kan doen, maar voor meer geld, heeft weinig kans de opdracht te krijgen.

Goede verstandhouding

Helaas brengt dat ook nadelen met zich mee. Een daarvan is dat je vooraf al bijna zeker weet dat het project het budget zal overschrijden. Juist omdat wordt uitgegaan van het minimale, kom je altijd iets tegen dat niet voorzien is. Dat moet wel betaald worden. Hier komt het belang van communicatie om de hoek kijken. Als je een goede verstandhouding hebt met je aannemer, is de kans groot dat hij je informeert zodra zich iets voordoet waardoor het budget zal worden overschreden. Als projectleider deel je dat met je manager, en hij of zij deelt dat weer met de wethouder. Hoe belangrijk het is dat de wethouder vervolgens met de raad communiceert, hoef ik niemand meer uit te leggen.

Geen weg terug

Maar communicatie naar de burger is minstens zo belangrijk. Als burger wordt jouw geld uitgegeven in jouw leefomgeving. Dan wil je op z’n minst weten wat er met dat geld gebeurt. Dat begint al met het uitleggen waarom die weg, dat viaduct of die rotonde aangelegd moet worden. Dat moet gedragen worden door het college van burgemeester en wethouders en door de bewoners. Op het moment dat er meer geld nodig is, moet je dat goed uit weten te leggen. Er is ooit ja gezegd tegen een rotonde op basis van een bepaald budget, laten we zeggen een miljoen. Was dat budget anderhalf miljoen geweest, waren er misschien andere keuzes gemaakt. Maar als de rotonde al half is aangelegd, is er eigenlijk geen weg meer terug. Dat is een moeilijke boodschap die je moet brengen: er is een overschrijding, maar er is geen weg meer terug. Hoe vervelend de boodschap ook is, je kunt ‘m maar beter brengen. Boosheid is vervelend, maar op escalatie zit helemaal niemand te wachten.

Nieuwsgierig?

Met ICASSxl hou je als gemeente overzicht en controle op alle onder- en bovengrondse werkzaamheden in de openbare ruimte en wordt de prestatieverklaring een stuk eenvoudiger. ICASSxl biedt je handvatten voor proactieve regie én zorgt voor efficiënte communicatie en tijdsbesteding. Benieuwd wat ICASSxl voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met me op via icass@smart4solutions.nl of 06 – 2815 4741.

Jan van der Heide