Vertrouw je op software of toch liever op de mens en z’n papieren map?

Vertrouw je op software of toch liever op de mens en z’n papieren map?

Elke gemeente moet jaarlijks verantwoording afleggen over haar geld. De vraag is dan aan de ambtenaar of hij of zij in dat verantwoordingsproces vertrouwt op de mensen en het papieren dossier of liever op software?

Dossiers gelicht

Negen van de tien gemeentes vertrouwen op dit moment nog op de mens, in de vorm van papieren dossiers en creatief gebruik van kantoorautomatisering. Op het moment dat je je dossiers en processen niet heel goed georganiseerd hebt, kun je nergens op stoelen. Het gevolg is dat bij het jaarlijkse jaarrekeningsproces of de tussenjaarlijkse verbijzonderde interne controle (VIC) dossiers gelicht gaan worden. De gemeente kijkt dan in het financiële systeem waar veel geld in omgaat en pakt die projecten waar het meeste geld mee gemoeid is. Vervolgens krijgt een ambtenaar de vraag: doe mij maar even het dossier van de aanleg van viaduct xyz of geluidswal 123. Dan wordt het hele dossier doorgeworsteld: is de aanbesteding goed geweest, hoe heb je het uitgeschreven, op basis van welke eigenschappen heb je de gunning gedaan, wie is uiteindelijk geselecteerd, wat was de opdracht, waar zijn de facturen, kun je de prestatie aantonen, is er geleverd wat is afgesproken, waar komt de overschrijding vandaan et cetera, et cetera.

Risico aanvaard

Als je je dossier niet goed georganiseerd hebt middels informatievoorziening, gaat het hier om een enorme controle die plaats moet vinden. Bovendien is dan ook het risico dat er iets fout gaat al hoger, bijvoorbeeld dat je bij overschrijding iets niet goed communiceert naar je stakeholders, dat je soms niet meer kunt achterhalen wat exact de opdracht was, dat je andere prijzen hanteert. Door het niet goed te organiseren, aanvaard je feitelijk het risico dat er een afwijking ontstaat ten opzichte van hoe iets zou moeten. Aan het eind van het proces kost dat enorm veel tijd, en daarmee geld, om te kunnen bewijzen aan de accountant dat van opdracht tot aan betaling echt alles goed is gegaan.

Stempel

Als je je projecten vastlegt in software, verloopt dat hele controleproces veel aangenamer. De accountant zal checken of het werkproces goed is vastgelegd en of de juiste waarborgen aanwezig zijn in de software. Als je daar een virtuele stempel op krijgt dat het is goedgekeurd, dan worden er misschien nog maar tien in plaats van vijftig dossiers gelicht en wordt bovendien per dossier het proces een stuk minder intensief. Misschien wordt er zelfs een jaar geen enkel dossier gelicht. Het leidt dus niet alleen tot een kwalitatieve verbetering, maar ook tot minder inspanning omtrent de accountancyprocessen. En daarmee bespaar je een grote zak geld.

Nieuwsgierig?

Met ICASSxl hou je als gemeente overzicht en controle op alle onder- en bovengrondse werkzaamheden in de openbare ruimte en wordt de prestatieverklaring een stuk eenvoudiger. ICASSxl biedt je handvatten voor centrale documentatie, proactieve regie én zorgt voor efficiënte communicatie en tijdsbesteding. Benieuwd wat ICASSxl voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met me op via icass@smart4solutions.nl of 06 – 2815 4741.

Jan van der Heide

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *