Hoe wordt de samenwerking met de aannemer een kans in plaats van een uitdaging?

Als je werkt aan een infrastructureel project, wordt de samenwerking met de aannemer nogal eens als een – laten we het positief stellen – uitdaging gezien. Maar uiteindelijk ben je samen bezig iets te realiseren. Hoe maak je die samenwerking tot een kans?

Gezamenlijk doel

Om te beginnen: denk niet in wij en zij, maar in het gedeelde doel waar jullie aan werken. Als je gezamenlijk aan een project werkt, is het dan ook logisch om een gezamenlijke projectadministratie te voeren. Dat zorgt namelijk dat iedereen precies weet wat de stand van zaken is en zo is iedereen in control. De projectleider weet wat de aannemer weet, de aannemer weet wat de projectleider weet, en ook alle andere stakeholders weten wat jullie weten.

Eén waarheid

Door een gezamenlijke projectadministratie te voeren, is er ook altijd sprake van één waarheid. Is er iets aan de hand, dan kun je samen optrekken in de zoektocht naar een oplossing. Bovendien weten we allemaal: hoe sneller je een probleem signaleert, hoe eenvoudiger het is om het op te lossen. Is er meer- of minderwerk? Dan kan dat direct worden geformaliseerd in de projectadministratie en kun je eenvoudig alle stakeholders informeren. Uiteindelijk leidt dat tot een goede controle, een snelle afwikkeling, een vlotte betaling, en een prettige samenwerking met gedeelde verantwoordelijkheid.

Verantwoording

Maar er ligt nog een kans. Omdat je te maken hebt met publiek geld moet je verantwoording afleggen. Een gemiddeld jaarrekeningstraject brengt aardig wat rompslomp met zich mee. Als je geen goede projectadministratie hebt waar je blind op kunt vertrouwen, moet je iedere transactie aan kunnen tonen. Als je alles hebt vastliggen in een gezamenlijke projectadministratie, en je kunt eenvoudig bewijzen dat het systeem alle controles voor je doet, worden die rompslomp een fractie van wat het ooit was. Hetzelfde geldt voor een prestatieverklaring. Waar je eerder allerlei documenten moest overleggen, kun je in het geval van een gezamenlijke projectadministratie heel simpel bijvoorbeeld de opdracht, de momenten van levering en de betalingen aantonen.

Enorme berg

Door je opdrachten, gelden en werken in één administratie samen te brengen, die inzichtelijk is voor alle stakeholders, bespaar je een enorme berg frustratie, gedoe, uren en uiteindelijk simpelweg harde euro’s.

Nieuwsgierig?

Met ICASSxl hou je als gemeente overzicht en controle op alle onder- en bovengrondse werkzaamheden in de openbare ruimte en wordt de prestatieverklaring een stuk eenvoudiger. ICASSxl biedt je handvatten voor proactieve regie én zorgt voor efficiënte communicatie en tijdsbesteding. Benieuwd wat ICASSxl voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met me op via icass@smart4solutions.nl of 06 – 2815 4741.

Jan van der Heide