Hoe werk ik samen met verschillende stakeholders bij de gemeente?

Als je als projectleider bij een gemeente aan de slag gaat met een bouwproject, dan heb je te maken met een scala aan stakeholders. Hoe zorg je dat je al die stakeholders verbindt?

Horizontaal en verticaal

Bij de gemeente zelf heb je al te maken met de projectenafdeling en de beheerafdeling. Want elk viaduct, elke rotonde en elke weg moet na de realisatie ook worden onderhouden. Die twee afdelingen moet je vanaf het begin van het project met elkaar verbinden: al in het gunningstraject moet je immers kijken naar wat de beheerlast is en hoe je de afdeling dat beheer na afronding van het project kan gaan oppakken. Dit zijn de stakeholders in de zogenaamde horizontale verbinding. Dan zijn er ook nog stakeholders over de verticale as. De raad kan het geld labellen, de wethouder beheert de portefeuille en dan heb je uiteraard ook nog te maken met de aannemer, de onderaannemer, Rijkswaterstaat, de provincie, de omgevingsdienst en natuurlijk de burger, om wiens geld het allemaal gaat.

Haasje over

Hoe je met al die verschillende stakeholders samenwerkt, is bijna een culturele aangelegenheid. Je kunt die samenwerking makkelijker maken door alle informatie die er beschikbaar is rondom het project eenvoudig voor iedereen inzichtelijk te maken. Maar hoe doe je dat in een gemeente, waar vaak veel – virtuele – schotten aanwezig zijn? Zo zal de projectleider van het realisatieproject niet snel praten met de projectleider van het beheertraject. Dat hoort via de teamleiders te gaan. Een soort haasje over dat onderdeel is geworden van menig gemeente.

Digitaal samenwerkingsplatform

Maar hoe zorg je dan dat iedereen die daarin geïnteresseerd is, eenvoudig en laagdrempelig toegang heeft tot de nodige informatie? Door met een digitaal samenwerkingsplatform te gaan werken, heeft iedereen die dat wil in no time overzicht op gemaakte afspraken en werkzaamheden van alle lopende en komende projecten, daarbij uiteraard rekening houdend met privacy en veiligheid. Zo breng je alle partijen met elkaar in verbinding, van aannemer tot beheerder en van realisatieteam tot wethouder. Wel zo gemakkelijk.

Nieuwsgierig?

Met ICASSxl hou je als gemeente overzicht en controle op alle onder- en bovengrondse werkzaamheden in de openbare ruimte en wordt de prestatieverklaring een stuk eenvoudiger. ICASSxl biedt je handvatten voor proactieve regie én zorgt voor efficiënte communicatie en tijdsbesteding. Benieuwd wat ICASSxl voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met me op via icass@smart4solutions.nl of 06 – 2815 4741.

Jan van der Heide